El 84 % de las empresas hace videollamadas por WhatsApp: la reunión híbrida se prepara desde la plataforma

La videoconferencia ya forma parte de la operación empresarial: en una encuesta de 1.385 empresas sobre 2025, WhatsApp se usó para llamadas y videollamadas en el 84 %, Google Meet en el 42 % y Teams en el 39 %. La plataforma elegida determina quién recibe enlace, permisos y responsabilidades antes de la sesión. Los datos los publicó el 30 de marzo de 2026 la Comisión de Regulación de Comunicaciones.

Nextech 2026, programado en Medellín del 22 al 24 de septiembre, es contexto de una rutina que muchas empresas ya tienen: reunir personas en una sala mientras otras se conectan a distancia. La reserva de una reunión híbrida empieza por definir cómo entrarán quienes no estarán presentes. Una sala de reunión en Ciudad del Río resuelve el encuentro presencial, pero la conexión remota exige una preparación aparte. Plaza Mayor Medellín presenta el evento como una plataforma de maquinaria y tecnología para la industria textil latinoamericana.

La checklist sirve para que el inicio no se convierta en una búsqueda de enlaces, cables o autorizaciones. El encuentro avanza cuando cada tarea técnica tiene una persona responsable y un momento definido. Si parte del grupo trabaja ese día fuera de su sede, un puesto por día puede separar la preparación individual de la reunión presencial.

¿Qué revisar antes de reservar una sala para una reunión híbrida en Medellín?

La reserva debe partir del número de asistentes presenciales, la plataforma y el formato de participación, no solo de la duración. Una sala adecuada permite sentar al grupo previsto y mantener visibles a quienes se conectan a distancia. NOI dispone de salas para 6, 10 y 14 personas; los equipos, adaptadores, cámaras, micrófonos, grabación y soporte técnico deben acordarse con el operador según el proyecto.

• Número de asistentes dentro de la sala y personas remotas esperadas.
• Plataforma, cuenta anfitriona y reglas de ingreso de invitados.
• Presentación, archivos que se mostrarán y quién comparte pantalla.
• Necesidad de llamadas privadas antes o después de la sesión.

¿Qué debe probar el anfitrión con la plataforma y los participantes remotos antes de empezar?

Una prueba previa debe confirmar acceso, audio, cámara y presentación con al menos una conexión remota representativa. La reserva por sí sola no asegura que una llamada funcione en una plataforma concreta. La revisión de conectividad digital de Colombia de la OCDE advierte que las brechas de adopción y calidad persisten, aun con mayor presencia de fibra en la banda ancha fija nacional.

Profesional prueba audio y presentación antes de una videollamada. Imagen ilustrativa generada con inteligencia artificial.

La prueba también aclara qué equipo lleva el anfitrión y qué condiciones ofrece la sala. Un ensayo breve permite detectar permisos de pantalla, cuentas equivocadas y enlaces que no admiten invitados. Cuando el equipo necesita preparar materiales durante varios días, un plan de tiquetera puede ajustarse mejor a jornadas no consecutivas.

¿Cómo se informa y documenta la autorización para grabar una reunión híbrida?

Si habrá grabación y las personas son identificables, el aviso debe explicar la finalidad y dejar constancia de la autorización aplicable antes de iniciar. Grabar una reunión puede involucrar recolección, almacenamiento y uso de datos personales. La Ley 1581 de 2012 regula esas operaciones y exige autorización previa e informada, salvo excepciones legales; el tratamiento concreto depende de la finalidad, los asistentes y esas excepciones.

No basta con activar la opción de grabar en la plataforma. El aviso necesita indicar qué se registrará, para qué se usará y quién conservará el archivo. La documentación interna y las políticas de la organización determinan la forma de conservar esa evidencia y el acceso posterior al material.

¿Qué cambia si la reunión ocurre dentro de una jornada de teletrabajo híbrido?

En teletrabajo híbrido, la alternancia entre casa e instalaciones del empleador hace más importante acordar canal, responsable y prueba antes de la reunión. La coordinación técnica no debería trasladarse a los primeros minutos de una sesión de trabajo. La Ley 1221 de 2008 actualizada por la Ley 2466 de 2025 contempla esta modalidad y la formación en herramientas tecnológicas, gestión del tiempo y comunicación remota.

Anfitriona revisa una lista técnica antes de una reunión híbrida. Imagen ilustrativa generada con inteligencia artificial.

La sala sirve como punto común para quienes deben conversar y decidir cara a cara, mientras los demás se conectan con el mismo orden de la prueba. La elección del espacio depende de la frecuencia, el tamaño del equipo y la necesidad de privacidad. Para reuniones recurrentes de un grupo estable, una oficina privada puede concentrar la operación diaria y las sesiones internas.

¿Qué incluye la sala y qué debe llevar el equipo para conectar a los participantes remotos?

La lista final separa el espacio reservado de los recursos que debe aportar el equipo. El anfitrión necesita confirmar por escrito los elementos técnicos antes de cerrar la convocatoria. En NOI, las salas se complementan con internet de alta velocidad, cabinas insonorizadas para llamadas, café, acceso seguro y operación 24/7; la disponibilidad, la configuración y los recursos específicos cambian según fecha y proyecto.

• Computador con la plataforma instalada, cargador y acceso a la cuenta anfitriona.
• Enlace de ingreso, contacto de apoyo y copia local de la presentación.
• Adaptadores o periféricos requeridos por el computador, confirmados antes de la reunión.
• Aviso de grabación y documentación aplicable cuando se registren participantes identificables.